Introducción a la teoria administrativa

El hecho de que una actividad sea la principal de una empresa, solo porque lo ha estado haciendo durante años o incluso décadas, no es una garantía de que pueda ser la mejor empresa del mundo.

Jim Collins

El conocimiento y la aplicación de los principios y fundamentos de la teoría administrativa se han constituido en pilar esencial para la gestión efectiva de las empresas en el mundo contemporáneo, que demanda no solo el desarrollo de habilidades para adaptarse y prosperar en un entorno de constante cambio, sino también el de proporcionar un marco robusto de referencia y conocimiento que sirve de base para la toma de decisiones estratégicas, la optimización de procesos y la gestión eficaz de recursos humanos y materiales.

La teoría administrativa no solo abarca principios fundamentales de planificación, organización, dirección y control, sino que también integra aspectos modernos como la responsabilidad social corporativa[1], la sustentabilidad[2], la sostenibilidad[3] y la innovación[4]. Al adaptarse y evolucionar con el dinámico entorno empresarial y de los negocios, la aplicación de la teoría administrativa ha facilitado a las organizaciones anticipar cambios, gestionar desafíos complejos y capitalizar oportunidades emergentes, lo que es crucial para mantener no solo la competitividad, sino aún más importante, lograr un crecimiento y desarrollo sostenido en el mercado local y/o global.

Es probable que apenas a este punto se cuestione sobre cuál es el valor agregado de mirar al pasado, en lugar de mirar el futuro, considerando el presente.  Es decir, porque volver a los principios y fundamentos de la teoría administrativa. A este respecto se debe señalar, que desde la óptica de lo que es el buen conocimiento y la comprensión de los fundamentos en cualquier área del saber, la experiencia ha demostrado que dar una mirada crítica al pasado, puede ayudar e influenciar positivamente nuestras acciones presentes, al tomar como referencia las lecciones aprendidas fruto de los aciertos y desaciertos enfrentados, facilitando así la construcción de mejores criterios, enfoques, estrategias, acciones y todo aquello que contribuya a enfrentar de una mejor manera las situaciones futuras que de seguro se van a presentar o probablemente ya se estén visualizando, en medio del entorno en el que nos podamos encontrar. No se puede desconocer que la evolución de la teoría administrativa ha sido dinámica, y que, por lo mismo, esta refleja una transición que va desde un enfoque rígido y estructurado, centrado en la eficiencia y la jerarquía, hacia enfoques más flexibles e integrales que valoran la adaptabilidad al entorno, la cultura organizacional y la tecnología. Esta transición demuestra cómo las teorías deben adaptarse, y de hecho más que eso, transformarse, para seguir siendo relevantes frente a los cambios de las condiciones y las expectativas sociales, económicas y políticas, cuya comprensión es crucial para cualquier líder que aspire a dirigir con efectividad una organización en el entorno actual de los negocios.

Desde los inicios de la revolución industrial, hasta la era digital actual, conocer y entender la teoría administrativa definida como el conjunto de principios, conceptos y técnicas que guían la administración y la gestión de organizaciones, no es solo una cuestión de lógica empresarial, pues por su misma complejidad, la administración es al mismo tiempo como lo señala Chiavenato (2019) ciencia, arte y tecnología:

a. Como ciencia, la administración se basa en fundamentos científicos, metodologías y teorías sobre los datos y evidencia que son analizados, experimentados y comprobados en la práctica cotidiana. Como ciencia define qué causa qué, por qué lo causa y cuando lo causa; es decir, las relaciones de causa y efecto.

b. Como arte, la administración requiere que el administrador analice cada situación con una visión integral, intuición y un enfoque creativo e innovador, no solo para resolver problemas, sino principalmente para crear, cambiar, innovar y transformar a las organizaciones.

c. Como tecnología, la administración utiliza técnicas, modelos, prácticas y herramientas conceptuales basados en teorías científicas que facilitan el trabajo del administrador.

La administración constituye hoy en día una de las áreas más importantes del conocimiento humano. Su influencia en las organizaciones, la sociedad y el gobierno es profunda. El mundo de hoy reconoce en la administración la fuente básica e inagotable de progreso y desarrollo de las organizaciones y naciones. Citando a Peter Drucker, Chiavenato (2019) señala que:

“no existen países desarrollados y subdesarrollados, sino países que saben administrar la tecnología y los recursos disponibles y potenciales, y países que no saben hacerlo. En otras palabras, existen países administrados y países subadministrados. Lo mismo ocurre con las organizaciones: existen algunas excelentes y otras que son administradas de forma precaria. Todo ello es cuestión de que haya talento administrativo”.

Esto resalta la importancia crucial del desarrollo y la aplicación asertiva de las habilidades administrativas en la gestión organizacional. Complementadas con el liderazgo y la estrategia empresarial, estas habilidades son determinantes para la prosperidad y eficiencia en el manejo y aprovechamiento de los recursos y capacidades disponibles, más allá de su simple posesión.

La administración es fundamental para conducir la sociedad moderna; no es un fin en sí misma, sino un medio para conseguir que las cosas se hagan de la mejor manera, al menor costo y con la mayor eficiencia[5] y eficacia[6]. La teoría administrativa como pilar, principio y fundamento de la administración, se convierte así, en una herramienta clave para una gestión organizada y con propósito en cualquier entidad, sea una empresa, una organización sin ánimo de lucro o un gobierno.

a. Pilar: La teoría administrativa actúa como un pilar en el sentido de que sostiene y da estructura a la práctica de la administración. Sin una base teórica sólida, la práctica administrativa carecería de un marco de referencia coherente y podría volverse inconsistente e ineficaz, ya que la teoría proporciona las reglas, principios y modelos que guían la toma de decisiones y las acciones administrativas.

b. Principio: La teoría administrativa establece las reglas sobre los cuales se construyen las prácticas administrativas. Estos principios incluyen conceptos como la división del trabajo, la autoridad y responsabilidad, la unidad de mando y dirección, entre otros, los cuales son esenciales para la organización y gestión efectivas de cualquier entidad, ya sea una empresa, una organización sin fines de lucro o una institución pública.

c. Fundamento: La teoría administrativa establece las razones por las cuales se desarrollan las técnicas y prácticas específicas de administración. Proporciona el conocimiento esencial y las herramientas analíticas que permiten a los administradores diseñar, implementar y evaluar estrategias y operaciones, ya que, sin este fundamento teórico, sería difícil desarrollar métodos sistemáticos y científicos para mejorar la eficiencia y eficacia en la administración.

La gestión efectiva de una organización requiere más que seguir un conjunto de principios lógicos y técnicas empresariales tradicionales, demanda además, llevar a la práctica actividades como la estrategia, la psicología, el liderazgo y la innovación, en beneficio no solo del logro de los objetivos empresariales, sino también de comprender y motivar a las personas, de liderar equipos de manera efectiva y para estos tiempos, de innovar, como un elemento clave de diferenciación, adaptabilidad y de supervivencia empresarial.

Una breve explicación de las actividades señaladas, examinando su papel como factores[7], elementos[8] y pilares[9] clave en la gestión de las organizaciones, se presenta a continuación:

a. Estrategia: La brújula del rumbo empresarial.

La estrategia como factor, define la dirección general de la empresa, estableciendo objetivos a largo plazo y las acciones necesarias para alcanzarlos, convirtiéndose en la guía para la toma de decisiones y la asignación de recursos. Como elemento, es un componente fundamental de la gestión empresarial, que permite a la organización navegar en un entorno competitivo y cambiante, que además marca la diferencia entre el éxito y el fracaso. Y como pilar, es la base sobre la cual se sustenta la gestión empresarial, pues define el "qué" y el "por qué" de la razón de ser de la organización, proporcionando un marco para la planeación y desarrollo de todas las demás actividades. En suma, una gestión efectiva se caracteriza por la formulación e implementación de estrategias orientadas a dirigir la organización hacia la consecución de sus objetivos, procurando prever y adaptarse a las variaciones del entorno empresarial, para identificar oportunidades y riesgos de manera proactiva, de tal suerte que los resultados aseguren de la mejor manera, el éxito sostenido a largo plazo.

b. Psicología: comprendiendo las motivaciones y el comportamiento.

La psicología como factor en el ámbito empresarial, se enfoca en comprender las motivaciones, actitudes y comportamientos de los individuos y grupos dentro de la organización, lo cual es crucial para crear un ambiente de trabajo positivo, fomentar el compromiso y optimizar el desempeño. Como elemento, facilita habilidades y herramientas para la gestión efectiva del talento humano, pues permite a los líderes comprender las necesidades y expectativas de los empleados, facilitando la creación e implementación de estrategias para mejorar su bienestar y productividad. Como un pilar, resulta fundamental para construir las bases de una cultura organizacional sólida, donde los empleados se sientan valorados, motivados y comprometidos con los objetivos de la empresa, promoviendo el liderazgo de los equipos, el trabajo conjunto, la resolución de conflictos y la mejora en el desempeño.

c. Liderazgo: Guiando la organización hacia el éxito.

El liderazgo como factor, inspira, motiva y guía a los empleados hacia el logro de objetivos comunes, pues a través de él, se puede influir positivamente en el comportamiento y el desempeño de los demás. Como elemento, hace parte de la gestión empresarial a todos los niveles, ya que los líderes son los responsables de crear el ambiente adecuado para que los empleados prosperen, impulsen la innovación y el crecimiento organizacional. Como pilar, resulta fundamental para el éxito sostenible de la empresa, pues los líderes visionarios y capaces, marcan la diferencia en la cultura, el rendimiento y la competitividad de la organización, lo cual es fundamental para su éxito. No basta con que los líderes posean habilidades técnicas y empresariales; es imprescindible que también cuenten con cualidades como visión estratégica, capacidad de inspirar, habilidades comunicativas y empatía, que son cruciales para influir positivamente en los demás, motivar a los equipos y fomentar un ambiente laboral que sea tanto positivo, como productivo.

d. Innovación: La clave para mantenerse a la vanguardia.

La innovación como factor implica la creación de nuevas ideas, productos, servicios o procesos que aportan valor a la empresa y sus clientes, facilitando la capacidad de adaptarse a los cambios y mantenerse a la vanguardia en un entorno competitivo. Como elemento, resulta esencial para el crecimiento y la prosperidad empresarial a largo plazo, ya que permite a las organizaciones diferenciarse de la competencia, satisfacer las necesidades cambiantes del mercado y crear nuevas oportunidades de negocio. Como pilar, es la base de la competitividad empresarial en la era digital, pues cuando las empresas fomentan una cultura innovadora y creativa están mejor posicionadas para el éxito futuro. Una gestión efectiva requiere la capacidad de innovar continuamente y adaptarse a situaciones cambiantes, lo cual demanda una constante búsqueda de nuevas ideas y soluciones que puedan transformar positivamente el negocio, siendo esto clave para enfrentar desafíos inesperados y capturar oportunidades emergentes, lo cual es esencial para el éxito sostenido en un entorno empresarial dinámico.

La interrelación entre estrategia, psicología, liderazgo e innovación forma el núcleo de una gestión empresarial efectiva. La estrategia guía el rumbo, mientras que la innovación aporta las soluciones y adaptaciones necesarias para mantenerse competitivos y relevantes en el mercado. Simultáneamente, la psicología profundiza el entendimiento de las necesidades y motivaciones del equipo, lo cual es crucial para el liderazgo al momento de movilizar a la organización hacia nuevos horizontes. Este liderazgo inspirador, a su vez, fomenta un entorno donde la innovación es posible y donde se valoran las contribuciones individuales y colectivas. Así, estos elementos no operan en silos, sino que se fortalecen mutuamente para crear una dinámica organizacional donde la adaptación y el progreso son constantes y fluidos.

El dinámico mundo de los negocios, en donde la adaptabilidad y la innovación son ahora más críticas que nunca, conocer, comprender y dominar los conceptos que proporciona la teoría administrativa y expandirlos, puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso, ya que estos ofrecen las bases, los principios, los fundamentos, las herramientas y las metodologías que suelen ser utilizados para gestionar eficientemente todos los aspectos de una organización. Estos elementos no sólo guían la estructuración y funcionamiento interno de una empresa, sino que también facilitan como se ha dicho, la adaptación a las exigencias cambiantes del entorno.

Cuatro son las principales razones que se podrían señalar y por las cuales vale la pena realizar este ejercicio, que se podría denominar “Back to basic, but not to the past”:

a. Contextualización histórica. La evolución de la teoría administrativa está intrínsecamente ligada al contexto histórico, social, económico y tecnológico en el que se desarrolla, por lo tanto, comprender esta evolución permite apreciar cómo la administración y de hecho el proceso administrativo ha respondido a esos desafíos y cambios en los diferentes períodos y etapas a lo largo del tiempo.

b. Identificación de tendencias y patrones. Al estudiar la evolución de la teoría administrativa, se pueden identificar tendencias y patrones recurrentes en la forma en que se ha conceptualizado y practicado la administración a lo largo de la historia. Esto ayuda a entender las fuerzas subyacentes que han impulsado el desarrollo de la administración de empresas.

c. Aprendizaje de lecciones del pasado. Analizar las teorías y enfoques administrativos, que se han materializado en las diferentes prácticas propuestas e implementadas por las escuelas de pensamiento en el pasado, permite aprender de los éxitos y fracasos de estas, ofreciendo ideas claras sobre qué estrategias y principios funcionan mejor en diferentes situaciones de negocio.

d. Adaptación a cambios futuros. Al comprender cómo ha evolucionado la teoría administrativa en respuesta a cambios pasados, tenemos una mejor perspectiva para enfrentar desafíos presentes y adaptarnos a cambios futuros en el entorno empresarial, desarrollando habilidades y estrategias de gestión que sean relevantes y efectivas en un mundo empresarial en constante cambio.

Lo anterior sugiere la importancia y necesidad de un retorno a los principios fundamentales de una disciplina o práctica, en este caso la teoría administrativa, sin necesariamente como se ha mencionado, adherirse a métodos o ideas anticuados. Sugiere, por el contrario, con base en la experiencia, una intención de adoptar de cierta manera, estos fundamentos básicos, como un marco de referencia y adaptación propio de las necesidades de innovación y cambio de las condiciones actuales. Así mismo, esto puede interpretarse como un llamado a valorar y aprender de las técnicas o métodos fundamentales, sin quedar atrapados en enfoques desactualizados o superados por el tiempo. Se trata de entender y aplicar los conceptos en un marco más amplio y prospectivo, para así desarrollar la habilidad de identificar y anticipar tendencias, prepararse para los cambios en el entorno empresarial e innovar en las prácticas administrativas.

Bien lo señala Ray Dalio (2021) en la introducción a su libro Principles for Dealing with the Changing World Order al señalar lo siguiente:

“I learned that to anticipate and handle situations that I had ever faced before I need to study as many analogous historical cases as possible to understand the mechanisms of how they transpired”.

Aprender que para anticipar y manejar situaciones que no han sido enfrentadas antes, es necesario estudiar tantos casos históricos comparables como sea posible, en beneficio de entender los mecanismos a través de los cuales se desarrollaron, demuestra tal y como se ha mencionado, las ventajas y oportunidades propias de conocer y entender los principios y fundamentos básicos de cualquier disciplina. Este conocimiento proporciona una base sólida y una perspectiva informada, esenciales para la toma de decisiones estratégicas y el desarrollo de prácticas empresariales que no solo buscan la innovación y la eficacia, sino también el éxito y la sostenibilidad a largo plazo.

En un entorno que cambia constantemente, comprender de dónde venimos, dónde estamos y hacia dónde vamos, es fundamental para enfrentar una pregunta clave que puede definir el curso de nuestra estrategia y por lo mismo de nuestra organización: ¿Debemos adherirnos a la tradición o abrazar la transformación? La respuesta a este interrogante no solo moldeará nuestras estrategias presentes y futuras, sino que además determinará cómo nos adaptamos a las demandas cambiantes del mercado y las expectativas de nuestros stakeholders.

Notas.

[1] Responsabilidad Social Corporativa. Se define como un tipo de auto regulación empresarial que nace con el objetivo de ser socialmente responsable, mediante el compromiso de una empresa de gestionar los efectos sociales, ambientales y económicos de sus operaciones de forma responsable y a la altura de las expectativas públicas. IEBS Business School (2022).

[2] Sustentable. Se refiere a cómo hacer un uso correcto, racional de los recursos actuales sin comprometer los de las generaciones futuras. Banco Santander (2022).

[3] Sostenibilidad. Consiste en desarrollar procesos para satisfacer las necesidades del presente sin comprometer la posibilidad de las futuras generaciones de satisfacer sus necesidades propias. Banco Santander (2022).

[4] Innovación. Para entender que es innovación se debe considerar el termino creatividad, el cual se refiere al a habilidad y el poder de desarrollar nuevas ideas; la innovación, en cambio, significa el uso de estas ideas. En una organización esto puede significar un nuevo producto, servicio o forma de hacer las cosas. Wheelen, T., & Hunger, D. (2013)

[5] Eficiencia. Hacer las cosas bien y de forma correcta. Un trabajo eficiente es uno bien ejecutado (Chiavenato, 2019).

[6] Eficacia. Alcanzar objetivos y resultados. Un trabajo eficaz es provechoso y exitoso. (Chiavenato, 2019).

[7] Un factor es una variable o circunstancia que influye en un resultado o proceso.

[8] Un elemento es una parte constitutiva de un todo.

[9] Un pilar es un fundamento esencial que sostiene una estructura, idea o sistema.

Referencias.

1.  Aktouf, O. (1998). La administración: entre tradición y renovación. Cali: Artes Gráficas Univalle.

2. Aragón, O. G. (2016). Fundamentos de administración de empresas. Madrid: Ediciones Pirámide.

3. Baloh, P., Uthicke, K., & Moon, G. (2008). ScienceDirect. Obtenido de A business process-oriented method of KM solution design: A case study of Samsung Electronics: https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0268401208000996

4. Banco Santander. (2022). Open Academy. Obtenido de Sustentabilidad y sostenibilidad: ¿cuál es la diferencia?: https://www.santanderopenacademy.com/es/blog/sustentabilidad-y-sostenibilidad.html

5. Chiavenato, I. (2018). Introducción a la teoría general de la administración. México: McGraw Hill.

6. Chiavenato, I. (2019). Administracion de recursos humanos: el capital humano de las organizaciones. Mexico: McGraw Hill.

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13. IEBS Business School. (Enero de 2022). Obtenido de Responsabilidad Social Corporativa: ¿Qué es y cómo beneficia a tu empresa?: https://www.iebschool.com/blog/responsabilidad-social-corporativa-rentabilidad-beneficios-digital-business/#:~:text=La%20responsabilidad%20social%20corporativa%20es%20un%20tipo%20de%20auto%20regulaci%C3%B3n,la%20imagen%20de%20la%20marca.

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