Teoría y conocimiento administrativo

Every managerial act rests on assumptions, generalizations, and hypothesis - that is to say, on theory. Our assumptions are frequently implicit, sometimes quite unconscious, often conflicting; nevertheless, they determine our predictions that if we do a, b will occur. Theory and practice are inseparable.

                                                                       Douglas McGregor

La teoría (entendida como el conjunto de suposiciones, generalizaciones e hipótesis) y la práctica (las acciones reales que se toman) están intrínsecamente conectadas. No se puede tener una práctica sin una teoría subyacente y, a su vez, la teoría se forma y se ajusta a partir de la práctica. Es así como la evolución y desarrollo de la teoría administrativa se fundamenta en la acumulación y organización de conocimientos sobre el funcionamiento y gestión efectiva de las organizaciones, que obtenido inicialmente de manera empírica y basado en la experiencia, ha dado origen a diferentes interpretaciones y por supuesto a diferentes teorías y principios que se han desarrollado a lo largo del tiempo.

Así como la administración científica, se enfocó en el análisis de las organizaciones bajo un enfoque estructural que permitió una comprensión más profunda e integral de su funcionamiento, de manera posterior los principios de gestión hasta los modelos de liderazgo contemporáneos han sido fuente de referencia y conocimiento para que la teoría administrativa evolucione integrando nuevas prácticas y conceptos y así poder adaptarse a los cambios del entorno empresarial.

Las ideas clave que sustentan el desarrollo de la teoría administrativa con base en lo que se ha expuesto hasta este punto, podrían citarse de la siguiente manera:

a. En administración, las teorías proporcionan un marco estructurado que explica cómo y por qué se dan ciertas dinámicas en las organizaciones. Por ejemplo, la teoría de la motivación de Maslow explica por qué los empleados buscan satisfacción en diferentes niveles, desde necesidades básicas hasta la autorrealización. Para entenderlo, imagina una teoría como un plano detallado de una casa, que no solo te muestra cómo se ven las habitaciones (fenómenos), sino también te explica cómo están conectadas (proposiciones interrelacionadas) y por qué ciertas habitaciones están ubicadas de cierta manera (por qué y cómo ocurre un fenómeno).

b. Las teorías administrativas pueden estar en diferentes etapas de desarrollo. Algunas teorías pueden ser consideradas muy básicas ya que dan una idea muy general de cómo funcionan las cosas en una organización, mientras que otras son más detalladas y específicas. Por su parte, el valor de estas teorías radica en su capacidad para explicar y predecir comportamientos y resultados en el contexto organizacional. Por ejemplo, la teoría X e Y de McGregor es más desarrollada y específica que una simple observación de comportamientos de los empleados. Para entenderlo piensa en una receta de cocina que puede estar en diferentes etapas de desarrollo. Una receta básica te dice los ingredientes y pasos generales, mientras que una receta desarrollada te da detalles específicos como tiempos de cocción exactos y posibles variaciones, de tal suerte que el valor de la receta depende de cuán bien funciona en la práctica para producir una comida deliciosa.

c. En administración, el cuerpo de conocimiento incluye conceptos (como liderazgo, motivación, estructura organizacional, cultura organizacional), definiciones (qué es cada uno de estos conceptos), y proposiciones interrelacionadas (cómo estos conceptos interactúan entre sí). Esto ayuda a los administradores a entender cómo diferentes elementos dentro de una organización se conectan y afectan entre sí. Para hacerlo un poco más fácil, imagina un libro de instrucciones para armar un mueble. Este libro contiene definiciones (como qué es cada pieza), conceptos (como qué es una junta o un tornillo), y proposiciones interrelacionadas (instrucciones paso a paso que muestran cómo ensamblar las piezas para formar el mueble).

d. En administración la perspectiva sistemática implica ver la organización como un todo integrado, donde diferentes variables (como los recursos humanos, la estructura, la cultura organizacional) están interconectadas. Las teorías administrativas ayudan a entender estas relaciones y a predecir cómo cambios en una variable pueden afectar a otras y al funcionamiento general de la organización. Considera el funcionamiento de un reloj mecánico, por ejemplo. Un reloj tiene muchas piezas (variables) que interactúan de manera específica para que el reloj funcione correctamente. Si entiendes cómo cada engranaje y resorte interactúa, puedes predecir cómo funcionará el reloj.

e. Las teorías en administración tienen el propósito de explicar por qué ocurren ciertos fenómenos dentro de las organizaciones (como por qué ciertos estilos de liderazgo funcionan mejor que otros en diferentes contextos) y predecir resultados (como el impacto de la motivación en la productividad). Esto permite a los administradores tomar decisiones informadas basadas en estos conocimientos. Volviendo a la receta de cocina, una buena receta no solo te explica cómo hacer un plato, sino que también te permite predecir que, si sigues los pasos correctamente, obtendrás un buen plato cada vez.

f. Las teorías administrativas proporcionan herramientas y marcos conceptuales que los administradores pueden utilizar para diagnosticar problemas, planificar estrategias, mejorar procesos y liderar equipos de manera efectiva. Por ejemplo, la teoría del desarrollo organizacional ayuda a los administradores a entender cómo y por qué las organizaciones cambian y cómo gestionar ese cambio de manera efectiva. Piensa en la teoría como una caja de herramientas para un carpintero. Cada herramienta (teoría) tiene un propósito específico y, cuando se usa correctamente, facilita la creación de estructuras complejas y funcionales (organizaciones eficientes).

La teoría administrativa ha evolucionado significativamente desde sus principios básicos de eficiencia y estructura organizativa hasta integrar tecnologías digitales y conceptos de sostenibilidad, reflejando su capacidad, pero sobre todo su necesidad de prever, influir y adaptarse a un entorno empresarial dinámico. Esta evolución se basa en el proceso general de construcción y aplicación de las teorías, que agrupan sistemáticamente conceptos y principios interdependientes para proporcionar un marco estructurado que facilita la comprensión, predicción y mejora de la práctica administrativa. Para el caso de las teorías administrativas, estas al representar simbólicamente la realidad organizacional, ayudan a simplificar y abordar la complejidad, permitiendo a los gerentes tomar decisiones informadas y aplicar enfoques flexibles y contextuales. Además, el desarrollo de estas teorías se nutre de conocimientos interdisciplinarios, contribuyendo así a un enfoque más integral y efectivo, asegurando que estas se mantengan relevantes y eficaces. No se quedan solo en el pasado, evolucionan y por tanto se debe tener en cuenta que:

a. La aplicación de la teoría administrativa no implica una receta única para el éxito. Las organizaciones deben crear o adaptar las teorías a sus propias necesidades y circunstancias específicas.

b. La teoría administrativa debe utilizarse en conjunto con otras herramientas de gestión, como por ejemplo el liderazgo, la planificación y la toma de decisiones.

c. Dada la complejidad y la constante evolución del campo de estudio de la teoría administrativa, es fundamental que los administradores estén dispuestos a aprender y adaptarse a los nuevos conocimientos y prácticas.

Las teorías administrativas, al funcionar como modelos conceptuales que guían las decisiones y estrategias ante situaciones específicas, son herramientas fundamentales para la efectividad de un administrador en la búsqueda de resultados. Es por esto, que la capacidad de aplicar la teoría adecuada es crucial para el éxito de la gestión, evitando así que se reduzca a meras conjeturas. Recordemos que las teorías administrativas se basan en proposiciones que intentan predecir cómo reaccionará el mundo real ante determinados estímulos, y que su validez se verifica o refuta en función de las respuestas que el entorno ofrece. En este sentido y en el marco de lo que identifica y plantea Chiavenato (2018), en relación con lo que considera como los principales elementos que conforman el núcleo operativo de las organizaciones, los cuales no solo ayudan a definir la evolución de las teorías administrativas, sino que también son la clave para una gestión organizacional eficaz, a continuación, se identifica cuáles son y se describe en qué consiste cada uno de esos elementos:

a. Tareas. Las tareas se refieren a las actividades específicas que deben ser realizadas dentro de una organización para alcanzar sus objetivos. La forma en que estas tareas son definidas, asignadas y coordinadas es crucial para la eficiencia operativa. Teorías como la administración científica, desarrollada por Frederick Taylor, por ejemplo, se centraron en la optimización de las tareas a través de la división del trabajo y la especialización, promoviendo una metodología sistemática para mejorar la productividad laboral.

b. Estructura. La estructura organizacional define cómo están dispuestos los roles, las responsabilidades y la jerarquía dentro de una organización. Teorías como la Burocracia de Max Weber destacan la importancia de una estructura formal con reglas claras y una jerarquía definida para asegurar la eficiencia y la predictibilidad. Por su parte, la Teoría de la Contingencia posteriormente argumentó que la estructura óptima depende de variables externas como el entorno y la tecnología.

c. Personal. El componente humano, o el personal, es vital en cualquier organización. Las teorías de relaciones humanas, que surgieron como respuesta a los enfoques más mecánicos de la administración científica, enfatizan la importancia de las necesidades sociales y psicológicas de los empleados. Es así como Elton Mayo, a través de sus famosos estudios en la planta Hawthorne de Western Electric, demostró cómo la moral y la cohesión del grupo impactan directamente en la productividad.

d. Entorno. El entorno abarca todos los factores internos y externos que influyen en la organización, desde la estrategia, el clima organizacional, la competencia y el mercado hasta la regulación gubernamental y las condiciones económicas globales. La Teoría de Sistemas y la Teoría de Contingencia, por ejemplo, subrayan que una organización debe ser vista como un sistema abierto que interactúa continuamente con su entorno, adaptándose a los cambios para sobrevivir y prosperar.

e. Tecnología. La tecnología afecta la manera cómo se realizan las tareas y cómo se comunica y gestiona la información dentro de una organización. La Teoría Sociotécnica, por ejemplo, explora cómo la integración de aspectos técnicos y sociales dentro del lugar de trabajo puede optimizar tanto la eficiencia técnica como la satisfacción en el trabajo.

f. Competitividad. La competitividad se refiere a la capacidad de una organización para mantener y mejorar su posición en el mercado. Teorías estratégicas como el análisis de las cinco fuerzas de Porter ayudan a las organizaciones a identificar amenazas y oportunidades en su industria, formular estrategias competitivas y adaptarse a la dinámica del mercado.

El progreso en las teorías de la administración refleja un reconocimiento gradual de que las organizaciones son entidades complejas y dinámicas que ha mostrado una evolución desde enfoques más rígidos y mecanicistas hasta modelos más flexibles y adaptativos, lo que demuestra una comprensión más profunda de la interacción entre estos elementos esenciales y su impacto en el éxito organizacional. Cualquier cambio en alguno de los componentes expuestos tendrá repercusiones en los demás y por tanto su adecuación y/o integración son un desafío fundamental de la administración (Chiavenato, 2018).

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